La délégation représente la clé de voûte du succès d’une entreprise, de la réussite professionnelle et personnelle de son créateur et de son dirigeant. Pour attribuer efficacement certaines tâches à des collaborateurs, il importe de respecter certains principes. Les 7 règles suivantes en font partie.
Déléguer : pour quelles raisons ?
La création et la direction d’une entreprise impliquent de lourdes tâches. L’entrepreneur doit assumer plusieurs fonctions à la fois, telles que la vente, l’innovation, la gestion financière et celle des ressources humaines. À cela s’ajoutent de petits travaux routiniers qui accaparent la journée d’un chef d’entreprise. Cette surcharge de travail requiert de longues heures ininterrompues de travail, de ne quitter le bureau que très tard dans la soirée et de travailler même durant les week-ends. Au final, l’entrepreneur n’a plus l’occasion de jouir d’une vie familiale et sociale et à force de ne plus prendre un peu de temps pour « respirer », il finit par se stresser.
Avant d’arriver à ce stade, il doit penser à attribuer certaines tâches à un ou plusieurs collaborateurs. La délégation constitue un élément primordial pour assurer le succès d’une entreprise.
1. Accepter l’idée de déléguer
La majorité des créateurs d’entreprise ont la volonté naturelle d’exécuter eux-mêmes, autant que possible, une grande partie des tâches qui incombent à leur organisation. Il s’agit d’une qualité louable, voire indispensable lorsque le projet n’est qu’au stade du démarrage. Toutefois, dès que les activités de l’entreprise commencent à se développer, l’entrepreneur doit se forcer à attribuer à d’autres collaborateurs une partie de son travail. Même si l’idée de déléguer est contre son gré, il doit l’accepter pour assurer son bien-être physique et psychique et aussi pour garantir la pérennité de son entreprise.
2. Prévoir de déléguer à temps
La prévoyance constitue la seconde règle à respecter. Il ne faut pas attendre d’être complètement débordé ou pire, d’être sur le point de faire une dépression nerveuse, pour déléguer certaines tâches. La décision doit être prise dès que l’entrepreneur s’aperçoit que ses tâches s’accumulent. La délégation peut requérir le recrutement d’un nouveau collaborateur qui aidera à organiser les travaux et à développer de nouvelles compétences pour prendre le relais sur une partie des tâches réalisées jusqu’ici par le chef d’entreprise lui-même.
3. Connaître les points forts et les points faibles de son équipe
Avant d’attribuer certains travaux, l’entrepreneur doit être conscient des points forts et des points faibles de chaque membre de son équipe. Ce paramètre détient toute son importance pour réussir le processus de délégation, car la manière d’exécuter une tâche diffère d’un individu à l’autre.
Certains salariés peuvent être lents, mais méthodiques. Ils constituent une solution idéale pour la délégation de travaux importants à condition que ceux-ci ne soient pas urgents. D’autres sont plus rapides, mais désorganisés. Ils conviennent pour une délégation de tâches à exécuter immédiatement.
4. S’investir dans la formation
Un entrepreneur ne doit pas penser qu’il est le seul à savoir accomplir un certain travail. C’est peut-être vrai, mais il peut toujours apprendre à quelqu’un d’autre à réaliser cette tâche en le formant. Pour réussir une délégation, un chef d’entreprise doit s’investir dans la formation. L’apprentissage s’effectue en une fois sur une période déterminée, mais par la suite, la personne à qui le travail sera délégué pourra assumer indéfiniment son rôle.
5. Une définition claire de ses attentes
Le collaborateur chargé d’accomplir certaines tâches déléguées par le chef d’entreprise doit avoir une idée bien précise des attentes de son commanditaire en se posant cette question quand le travail doit-il être réalisé et quels sont les objectifs à atteindre ? Au cas où la délégation est attribuée à plusieurs personnes, le dirigeant d’entreprise doit déterminer clairement les responsabilités incombant à chacun. La désignation d’un chef d’équipe représente aussi une excellente alternative. Afin d’éviter tout éventuel problème pouvant survenir durant l’exécution des tâches, il est vivement conseillé d’organiser un briefing dès le début du projet pour répondre aux questions qui pourraient se poser ou éclaircir des points confus.
6. Faire confiance à l’équipe, mais vérifier régulièrement son travail
Un dirigeant doit avoir confiance en son équipe. Cependant, pour garantir les résultats d’une délégation, il doit fixer une date limite pour l’accomplissement d’une tâche à laquelle elle a été assignée. En cours de processus, des contrôles réguliers s’imposent pour assurer son bon déroulement. Il est recommandé de mettre en place une méthode de communication pour s’informer sur l’avancée des travaux et de veiller au respect du deadline initialement fixé. Ce système de suivi permet aussi de détecter rapidement d’éventuelles lacunes nécessitant des rectifications ou des mises au point.
7. Effectuer des feedbacks et demander des comptes-rendus
Au terme de la délégation, le chef d’entreprise doit consacrer un moment pour réaliser un feedback constructif. Il doit profiter de cette occasion pour informer ses employés s’ils ont bien accompli ou non leur tâche, de déceler les erreurs éventuelles et de définir les corrections requises en vue de prochaines missions. Il s’agit également d’une opportunité pour le dirigeant de connaître l’avis de ses subalternes sur ce qu’ils pensent de sa manière de diriger et de déléguer les travaux. L’entrepreneur doit profiter de ces feedbacks pour étoffer ses connaissances sur le processus de délégation afin de mieux agir la prochaine fois qu’il aura besoin d’attribuer certaines tâches à ses collaborateurs.
Pour conclure
Pour préserver sa vie familiale et sociale et se mettre à l’abri d’une dépression nerveuse due à une surcharge de travail, un chef d’entreprise doit penser à déléguer certaines tâches à des collaborateurs ciblés. Vous connaissez maintenant les 7 règles essentielles pour réussir dans l’art de la délégation. Grâce à nos conseils, vous êtes désormais en mesure d’attribuer judicieusement certaines tâches à certains membres de votre équipe en qui vous devez entièrement faire confiance. Cette distribution des travaux vous permettra de développer vos activités tout en ménageant votre forme physique et mentale. Pour éviter le stress et la fatigue physique, pensez à déléguer efficacement. Vous connaissez maintenant comment procéder pour faire participer vos collaborateurs à la réussite de votre entreprise et au succès de vos projets.